Für die Erstellung von Berichten wird durch das AdvoWhistle Hinweisgebersystem ein Dokument mit Platzhaltern genutzt. In den Einstellungen zu den Berichten sind Defaults für das Ausfüllen dieser Platzhalter hinterlegt, welche nach Ihren internen Vorgaben entsprechend angepasst werden sollten um einen für Ihre Organisation korrekten Bericht zu erhalten.
Diese grundlegenden Informationen sind einmalig zu tätigen, sofern sich im Nachgang diesbezüglich keine Änderungen ergeben.
Einstellungen
Klicken Sie auf Einstellungen > Berichte
-
Bezeichnung der Organisation
Als Standardwert wird der Accountname genutzt. Da es sich hierbei oft um Abkürzungen handelt, empfehlen wir als eigenen Text den kompletten Organisationsnamen aufzunehmen. Sofern der Account für mehrere Verbundunternehmen genutzt wird, können hier auch die einzelnen Unternehmen aufgelistet werden.
-
Entgegennahme von Hinweisen
Hier können Sie Angaben dazu machen, ob Ihr Meldeportal gemäß dem HinSchG nur für Beschäftigte geöffnet oder öffentlich zugänglich ist.
Ebenfalls kann hier aufgezeigt werden, ob eine Hinweisabgabe anonym möglich war oder nur unter Angabe der Identität.
-
Grundlage der Meldestelle
Intern sollte stets festgehalten werden, auf welcher Grundlage die Arbeit der Meldestelle erfolgt. Dies können Verfahrensordnungen, Hinweisgeberschutz-Richtlinien oder Code of Conducts, etc. sein. Auch hier haben Sie die Möglichkeit aus Standardoptionen zu wählen oder einen eigenen Text zu verfassen.
Wählen Sie Eigenen Text angeben und lassen das Textfeld unausgefüllt, wird dieser Punkt nicht im Bericht ausgewiesen.
-
Gesetzliche Grundlage
Das AdvoWhistle Hinweisgebersystem kann nicht nur im Rahmen des HinSchG genutzt werden. Durch Anpassung des Meldeportals können Sie dieses z.B. auch als Beschwerdestelle für das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) nutzen. Hier treffen Sie die Auswahl, auf welcher gesetzlichen Grundlage das System für Ihr Haus eingerichtet ist und ob im Falle des HinSchG auf die externen Meldestellen hingewiesen wurde.
Wählen Sie Eigenen Text angeben und lassen das Textfeld unausgefüllt, wird dieser Punkt nicht im Bericht ausgewiesen.
-
Schulungen und Fortbildungen
Sie können hier vermerken, ob die Verantwortlichen der Meldestelle entsprechende Fachkunde-Schulungen absolviert haben und/oder die Mitarbeitenden z.B. zum HinSchG oder anderen Compliance-Themen geschult wurden.
Weitere Informationen
In jedem Bericht werden alle im Account zugelassenen Benutzer mit den Rollen Administrator und Bearbeiter ausgewiesen.
Sofern nur bestimmte Benutzer im Bericht ausgewiesen werden sollen, können die weiteren durch uns ausgeblendet werden. Hierfür können Sie uns jederzeit über support@icomply.de eine Information senden, welche Personen ausgeblendet werden sollen.