Durch Anklicken eines Hinweises in der Übersicht gelangen Sie in die Hinweis-Details zur weiteren Bearbeitung.
Unter dem Punkt „Hinweis“ in der linken Navigation werden alle von der hinweisgebenden Person getätigten Angaben angezeigt. An dieser Stelle können außerdem weitere Bearbeiter hinzugefügt oder bereits verknüpfte entfernt werden, sofern es sich nicht um Administratoren handelt. Die Wiedervorlage kann angepasst, die Fristen bearbeitet, der Hinweis mit allen Daten heruntergeladen oder nach Abschluss des Hinweises das Archivieren vorgenommen werden.
Kommentare verfassen
Die interne Kommunikation zwischen den einzelnen Bearbeitern kann über das Kommentarfeld unterhalb der Hinweis-Details erfolgen. Über dieses können die Bearbeiter Informationen & Dateien austauschen oder Aufgaben, welche nicht im Bearbeitungsprozess definiert sind, an entsprechende im System hinterlegte Bearbeiter delegieren.
Über die Eingabe von @Bearbeitername können Sie weitere Bearbeiter markieren. Diese erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, dass sie in einem Hinweis genannt wurden.
Anpassung von Thema und Bereich
Sollte die hinweisgebende Person den Hinweis nicht dem korrekten Thema oder Bereich zugeordnet haben, können Sie die Zuordnung am Hinweis selbst ändern. Die Anpassung hat lediglich Einfluss auf die statistische Auswertung. Der Hinweis selbst bleibt unverändert.
Zusatz bei Aufnahme von Hinweisen aus weiteren Kanälen
Haben Sie einen Hinweis z. B. postalisch erhalten, können Sie diesen über die Hinweis-Übersicht im System anlegen.
Nach der Anlage erscheinen auf der Hinweis-Detailseite die weiteren Felder „Eingangsdatum“, „Erfassender Bearbeiter“ und „Kontaktdaten Hinweisgeber“, die eigenständig befüllt werden können.
Bearbeiter verwalten
Den Zugriff auf den Hinweis können Sie auf der rechten Seite im Bereich „Bearbeiter“ steuern. Über das Plus-Symbol können weitere Bearbeiter Zugriff erhalten und ihnen dieser durch Betätigen des X-Symbols
auch wieder entzogen werden.
Termine (Wiedervorlagen) und Fristenmanagement
- Das System hinterlegt nach Eingang des Hinweises automatisch eine Wiedervorlage nach 5 Tagen. Durch Anklicken des Punkt-Symbols
kann die Wiedervorlage bearbeitet oder gelöscht werden. Bei der Bearbeitung können Sie eigenständig einen Titel, die Fälligkeit sowie eine Notiz hinterlegen. Das System versendet am hinterlegten Datum eine E-Mail an alle dem Hinweis zugeordneten Bearbeiter.
Benötigen Sie mehrere Wiedervorlagen, so können Sie dies über dasvornehmen.
- Über die Eingangsbestätigung wird die gesetzliche 7-Tage-Frist des HinSchG abgedeckt. Das System berechnet die Frist eigenständig ab dem Eingangsdatum des Hinweises. Sofern Sie in den Einstellungen eine automatische Antwort an die hinweisgebenden Personen definiert haben, wird die Frist direkt mit einem Haken versehen.
Sollte die automatische Eingangsbestätigung nicht aktiviert sein, werden die am Hinweis hinterlegten Bearbeiter 2 Tage vor Ablauf der Frist per Mail informiert.
- Die gesetzliche 3-Monats-Frist zur Mitteilung des Bearbeitungsstandes an die hinweisgebende Person nach dem HinSchG wird über die Rückmeldepflicht abgebildet. Auch diese Frist wird vom System automatisch berechnet.
Nach erfolgter Rückmeldung an die hinweisgebende Person ist die Frist über Anhaken der Check-Box als erledigt zu setzen. 14 Tage vor Ablauf der Frist werden die am Hinweis hinterlegten Bearbeiter per Mail durch das System über den Ablauf informiert.
- Alle hinterlegten Fristen und Wiedervorlagen werden chronologisch nach Datum in der Übersicht aufgelistet.
Hinweisstatus und Archivierung
Nach Abschluss der Bearbeitung haben Sie die Möglichkeit, den Status des Hinweises auf „Bearbeitung abgeschlossen“ oder „Archivieren vorgemerkt“ zu setzen.
Bei Auswahl von „Archivieren vorgemerkt“ kann der Archivierungsprozess angestoßen werden. Sofern mehr als ein Bearbeiter am Hinweis hinterlegt ist, kann dieser nur im 4-Augen-Prinzip archiviert werden. Es wird ein gesondertes Feld „Hinweis archivieren“ eingeblendet. Nach Betätigen des Buttons „Hinweis archivieren“ wird an alle zugeordneten Bearbeiter eine Mail verschickt, dass der Hinweis zum Archivieren vorgemerkt ist.
Nach Bestätigung durch einen weiteren Bearbeiter wird der Hinweis gemäß der definierten Aufbewahrungsfrist vorgehalten. Nach Ablauf der Frist wird der Hinweis automatisch gelöscht. Die Anwender erhalten hierzu durch das System vor Ablauf der Löschfrist eine Mail, dass der Hinweis am eingestellten Datum gelöscht wird. Die Mails werden einmal 6 Wochen und einmal 1 Woche vor Ablauf der Löschfrist versandt.
Die Löschfrist kann für jeden Hinweis separat angepasst werden. Nach Archivierung des Hinweises erscheint unterhalb des Blocks „Termine und Fristen“ automatisch ein Fenster „Wird gelöscht am“. Durch Anklicken des dort ausgewiesenen Löschdatums kann dieses entsprechend angepasst werden. Ein Heruntersetzen der Löschfrist ist aufgrund der dahinterstehenden Mail-Notifikationen auf mindestens 7 Tage nach Hinweiseingang möglich.