Nach Abgabe eines Hinweises wird für jede hinweisgebende Person ein gesondertes geschütztes Postfach generiert. Die diesbezüglichen Zugangsdaten erhält die hinweisgebende Person automatisch nach Absenden des Hinweises auf einer sich generierenden Seite.
Die Zugangsdaten können dort als PDF heruntergeladen, über den erzeugten QR-Code als Kontakt in einem Mobilgerät gespeichert, in den Zwischenspeicher kopiert oder händisch notiert werden.
Es ist wichtig, dass die Zugangsdaten durch die hinweisgebende Person abgespeichert werden, da diese durch niemanden, auch nicht uns als Technikdienstleister, wiederhergestellt werden können!
Das geschützte Postfach kann über den Login-Zugangslink oder das Meldeportal (Button „Login Postfach“) geöffnet werden. Das Postfach sollte über den Button „Abmelden“ verlassen werden.
Nur über das geschützte Postfach kann die hinweisgebende Person weiterhin (anonym) in den Dialog mit den Verantwortlichen der Meldestelle treten und sich z.B. über den Sachstand der Bearbeitung erkundigen oder weitere Informationen hereinreichen.
Da im Verlauf der Hinweisabgabe keine IP-Adresse der hinweisgebenden Personen gespeichert wird, muss eigenständig aktiv das Postfach kontrolliert werden. Eine Rückverfolgung und Benachrichtigung, dass eine neue Nachricht im geschützten Postfach hinterlegt wurde, ist nicht möglich.
Ob der Hinweis bereits durch die Verantwortlichen der Meldestelle eingesehen wurden, erkennen die hinweisgebenden an folgenden Symbolen:
Hinweis nicht gelesen
Hinweis gelesen
Das geschützte Postfach bleibt so lange bestehen, wie der Hinweis im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen im Hinweisgebersystem hinterlegt ist, folglich bis zur endgültigen Löschung. Ein Dialog kann somit auch noch erfolgen, auch wenn der Hinweis bereits geschlossen (archiviert) ist.