Die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und der Personen, die Gegenstand der Meldung sind, muss geschützt sein.
Vorgaben zum Bearbeitungsprozess
- Bestätigung über Meldungseingang an hinweisgebende Person spätestens nach 7 Tagen
- Prüfung der Stichhaltigkeit der Meldung
- Meldestelle muss hinweisgebende Person um weitere Informationen ersuchen (fortlaufende Möglichkeit der anonymen Kommunikation muss sichergestellt sein)
- Ergreifung angemessener Folgemaßnahmen (z.B. interne Untersuchung, Abschluss des Verfahrens, Einschaltung von Behörden)
- Spätestens nach drei Monaten Rückmeldung über eingeleitete Schritte
Unabhängige Tätigkeit der Verantwortlichen der Meldestelle
Die in der Organisation für die Meldestelle verantwortlichen Personen, müssen unabhängig sein, d.h. sie dürfen zwar neben dieser Aufgabe weitere Aufgaben in der Organisation wahrnehmen, ein Interessenkonflikt muss aber ausgeschlossen sein. Außerdem besteht die Pflicht, die beauftragten Personen regelmäßig zu schulen.
Datenschutz der hinweisgebenden Person
Die hinweisgebende Person ist nicht verpflichtet, im Meldebogen persönliche Daten einzugeben; dies erfolgt auf rein freiwilliger Basis. Bei dem Hochladen von Dateien sollten die hinweisgebenden Personen darauf achten, dass vorab auf sie verweisende Textstellen geschwärzt werden, sofern sie keine personenbedingten Daten preisgeben möchte. Bei zu übermittelnden Dateien sollte vor dem Hochladen darauf geachtet werden, die Meta-Daten zu entfernen (z.B. bei Bild-Dateien die EXIF-Daten löschen).
Ebenfalls sollten die hinweisgebenden Personen darauf achten, dass keine personenbezogenen Daten von Dritten, die für die Sachbearbeitung des Hinweises irrelevant sind, angegeben werden.
Bei Versand des Hinweises wird in dem Browser der hinweisgebenden Person automatisch eine Datenverschlüsselung vorgenommen. Die IP-Adresse der hinweisgebenden Person wird zu keinem Zeitpunkt gespeichert.
Die weitere Korrespondenz erfolgt sodann über das geschützte Postfach.
Durch AdvoWhistle erfolgt kein IP-Tracking und es werden keine iFrames verwendet. Die Software verwendet Cookies nur dahingehend, dass keine personenbezogenen Daten ausgelesen werden, sondern diese nur in Bezug auf die Session-Daten Verwendung finden.
Nach Bearbeitung des Hinweises erhalten die hinweisgebenden Personen eine Information, ob der Fall geschlossen oder weiterverfolgt wird. Die Daten werden nach Beendigung der Bearbeitung gemäß der entsprechenden gesetzlichen Löschfristen gelöscht.