Was ist ein Hinweisgebersystem?
Der Begriff „Hinweisgebersystem“ bezeichnet die Eröffnung eines vertraulichen Meldekanals für z.B. die Beschäftigten eines privatrechtlich organisierten Unternehmens oder einer öffentlichen Einrichtung.
Über das Hinweisgebersystem ist es Personen – je nach Ausgestaltung sämtliche Beschäftigte oder auch außenstehenden Personen (z.B. Beschäftigte kooperierender Organisationen, Dienstleister, Geschäftspartner, Bürger/innen, etc.) – möglich, als anonyme hinweisgebende Person (auch „Whistleblower“) auf organisationsinterne Missstände wie bspw. Richtlinienverstöße oder auch Straftaten hinzuweisen oder Hinweise gem. dem Hinweisgeberschutzgesetz abzugeben, ohne dabei ihre Identität preisgeben und so persönliche Konsequenzen riskieren zu müssen.
Die technische Ausgestaltung des jeweiligen Hinweisgebersystems bleibt der Organisation überlassen. Infrage kommt hierbei insbesondere die Einrichtung eines webbasierten Kommunikationskanals (AdvoWhistle), einer Telefon-Hotline oder eines vertraulichen Mail-Postfachs.
Ein Hinweisgebersystem kann sowohl als interne als auch externe Meldestelle eingerichtet werden. Der Unterschied liegt letztlich in der Verortung der Person, die den Hinweis entgegennimmt bzw. verarbeitet (Verantwortlicher der Meldestelle). Diese kann entweder Verantwortlicher innerhalb der Organisation (z.B. der zuständige Compliance Officer) oder aber auch eine externe Ombudsperson bzw. ein Vertrauensanwalt sein.
Wie funktioniert das Hinweisgebersystem AdvoWhistle?
Bei AdvoWhistle handelt es sich um ein verschlüsseltes elektronisches Meldeportal, über welches hinweisgebende Personen die Möglichkeit haben, Fehltritte und Missstände betreffend die Organisation, welche das Meldeportal im Rahmen ihrer internen Meldestelle unterhält, zu melden. Das AdvoWhistle System ist DSGVO-konform und bietet höchste Sicherheit dadurch, dass alle Daten in der Open Telekom Cloud gehostet werden.
Das elektronische Meldeportal enthält einen Meldebogen, welcher durch die hinweisgebende Person in wenigen Schritten auszufüllen und abzusenden ist.
Was wird für die Hinweisabgabe benötigt?
Es wird lediglich ein Internetzugang benötigt. Ein Hinweis kann über den Computer/Laptop oder mobile Endgeräte (Smartphones, Tablets) abgegeben werden.
Hierfür muss die hinweisgebende Person das digitale Meldeportal über die durch die Organisation bekanntgegebene Domain (z.B. https://muster.advowhistle.de) aufrufen.