Aktuell sind im System 4 verschiedene Bearbeiter-Rollen verfügbar (Administratoren, Bearbeiter, Beobachter, Techniker). Eine Definition der verschiedenen Rollen finden Sie hier.
Sie können jederzeit neue Bearbeiter in das System einladen. Eine Limitierung der Anzahl von Bearbeitern besteht nicht.
Einladung neuer Bearbeiter
- Klicken Sie auf Bearbeiter > Neuer Bearbeiter
- Geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des neuen Bearbeiters an. Wählen Sie außerdem die Rolle des künftigen Bearbeiters aus. Die Daten können im Nachgang von Ihnen auch noch angepasst werden.
- Klicken Sie den Button Bearbeiter einladen. Das System versendet automatisch eine E-Mail an den Bearbeiter mit einem Link zur Registrierung. Dieser Link ist aus Sicherheitsgründen nur 48 Stunden gültig.
Sollte der Link abgelaufen sein, klicken Sie in der Bearbeiter-Übersicht auf Erneut senden.
Einstellungen am Profil der Bearbeiter
Nachdem sich ein neuer Bearbeiter mit Ihrer Einladung registriert hat, können weitere Profilanpassungen durch Administratoren und Techniker vorgenommen werden.
Klicken Sie auf Bearbeiter > Bearbeiten am Profil des entsprechenden Bearbeiters.
- Vollständiger Name des Bearbeiters.
- Bei dreimaliger Falscheingabe des Passwortes wird der Zugang gesperrt. Sie können die Sperrung hier aufheben.
- Auswahl der Rolle des Bearbeiters zwischen Administratoren, Bearbeiter, Beobachter, Techniker.
Bei Bearbeitern mit der Rolle "Bearbeiter" stehen folgende Zusatzoptionen zur Verfügung:
Bei Bearbeitern mit der Rolle "Beobachter" kann der Zugriff auf die folgenden Bereiche im Fallmanagement beschränkt werden: Hinweis, Workflow, Dialog, Ergebnis
- E-Mail Adresse des Bearbeiters für Versand von Notifikationen und der Einladung.
- Sprache für die Nutzung des Bearbeiter-Portals. Es stehen deutsch und englisch zur Verfügung.
- Anzeige des Profilbilds an Hinweisen zur schnellen Zuordnung.
- Angaben zur Position des Bearbeiters in der Organisation. Diese kann im Meldeportal öffentlich angezeigt werden.
- Mit der Option "Bearbeiter auf Startseite des Meldeportals anzeigen" wird der Bearbeiter mit Profilbild, Namen und Position auf der Startseite angezeigt. Die Reihenfolge der Bearbeiter kann per Drag & Drop in der Bearbeiter-Übersicht definiert werden.
Mit der Option "Bearbeiter im Meldeportal anzeigen" wird der Bearbeiter unter dem Meldebogen im Meldeportal angezeigt.
Veranlassung durch eingeladenen Bearbeiter
Sie haben eine systemseitige Mail erhalten, wonach Sie als neuer Bearbeiter in einen Account eingeladen wurden?
Über den Aufruf des in der Mail hinterlegten Links werden Ihre Zugangsdaten festgelegt. Sie müssen ein Passwort vergeben (Anforderungen mind. 12 Zeichen lang) und erhalten nach Bestätigung des Passwortes durch das System Ihren Secret Key generiert.
Das System erstellt Ihnen ferner ein Emergency Kit (PDF-Datei), in welchem bis auf das vergebene Passwort (kann dort noch notiert werden) alle Zugangsdaten festgehalten sind. Die Zugangsdaten sollten von Ihnen sorgfältig und vor dem Zugriff Dritter geschützt verwahrt/abgelegt werden.
Die Einwahl in das System erfolgt anschließend immer über das Sachbearbeiter-Backend.